Se durante un matrimonio bisogna spostare qualcosa, chi lo sposta?
Se all'improvviso la musica si ferma, chi se ne occupa?
Se un ospite danneggia per sbaglio qualcosa nella location, chi ne risponde?
E se il catering ha bisogno di entrare in un'area ancora chiusa a chiave, a chi deve rivolgersi?
Possono sembrare domande da poco, ma sono proprio il tipo di dettagli che creano confusione quando le responsabilità non sono state discusse prima.
Una delle parti più importanti dell'organizzazione di un matrimonio è fare in modo che tutti sappiano di cosa sono responsabili e come il loro lavoro si collega a quello degli altri.
La vostra wedding planner non sostituisce tutti i fornitori
C'è un'idea sbagliata piuttosto diffusa: che la wedding planner sia automaticamente responsabile di tutto ciò che succede durante un matrimonio.
Capisco perché si possa pensarlo.
Dopotutto sono io la persona che coordina la giornata, controlla il programma, comunica con i fornitori e fa in modo che tutto si incastri.
Ma coordinare un evento non è la stessa cosa che fornire personalmente ogni servizio.
Il catering è responsabile della preparazione e del servizio dei suoi piatti.
Il DJ o il fornitore tecnico gestisce la propria attrezzatura e i servizi musicali concordati.
Il fiorista si occupa delle composizioni floreali previste dal suo contratto.
E la location resta responsabile della proprietà e dei servizi che si è impegnata a fornire.
Il mio lavoro è coordinare questi diversi professionisti, non sostituirmi alle loro responsabilità individuali.
Questa distinzione è importante, sia per la coppia sia per i fornitori stessi.
Chi si occupa dei dettagli pratici?
Alcune responsabilità sono chiare.
Altre non sono sempre così ovvie.
Per esempio, chi sistema le sedie per la cerimonia se le fornisce la location?
Chi sposta quelle sedie dopo, se servono da un'altra parte?
Chi porta via i rifiuti a fine serata?
Chi accende le luci esterne?
E chi si assicura che i bagni restino puliti e riforniti per tutta la durata dell'evento?
Le risposte possono cambiare moltissimo da una location all'altra.
A volte questi servizi sono inclusi nel contratto di affitto. A volte se ne occupa il catering. E a volte bisogna assumere personale aggiuntivo.
Per questo mi piace chiarire questi aspetti molto prima del giorno del matrimonio.
Perché scoprire alle 17:00 che ognuno pensava che a sistemare le sedie della cerimonia dovesse pensarci qualcun altro non è proprio di grande aiuto!
Coordinare significa anticipare le domande
Una parte importante del mio lavoro avviene molto prima del matrimonio.
Comunico con la location e i fornitori, discuto le loro esigenze e mi assicuro che le diverse parti dell'evento siano ben collegate tra loro.
Se il fiorista ha bisogno di accedere all'area della cerimonia a una certa ora, bisogna coordinarlo con la location.
Se il catering ha bisogno di una certa potenza elettrica, dobbiamo verificare che ci siano gli impianti necessari.
Se il DJ deve spostare l'attrezzatura da un'area all'altra, dobbiamo capire quanto tempo ci vorrà e se serve un aiuto in più.
Non sono necessariamente problemi complicati.
Ma diventano molto più facili da gestire quando ci si pensa in anticipo.
Un buon coordinamento non consiste nel risolvere ogni problema all'ultimo minuto. Consiste nel prevenire fin dall'inizio la confusione che si può evitare.
E quando succede qualcosa di imprevisto?
Anche con una preparazione attenta, possono presentarsi situazioni impreviste.
Magari una consegna è in ritardo, il tempo cambia o un problema tecnico richiede un intervento immediato.
È allora che una comunicazione chiara e il lavoro di squadra diventano particolarmente importanti.
La mia prima priorità è capire cosa sta succedendo, individuare le persone che possono risolvere il problema e coordinare gli aggiustamenti necessari.
Ma c'è un'altra cosa in cui credo molto.
Una buona squadra non passa il tempo a discutere di chi sia il problema. Lavora insieme per trovare una soluzione.
Naturalmente questo non significa pretendere che i professionisti svolgano compiti al di fuori delle loro competenze, accettino costi aggiuntivi o si assumano la responsabilità di qualcosa che non hanno concordato.
Le responsabilità contano comunque.
Ma una cosa è rispettare i confini professionali, un'altra è rifiutarsi di offrire anche solo un minimo di collaborazione.
A volte una semplice telefonata, un piccolo aggiustamento o qualche minuto di aiuto possono rendere più facile il lavoro di tutti.
Ed è un atteggiamento collaborativo a cui do un valore enorme.
E la location?
Anche qui credo che la chiarezza sia fondamentale.
Quando le coppie affittano una location per il matrimonio, soprattutto una villa privata, a volte danno per scontato che il gestore della struttura sia disponibile ad aiutare per qualsiasi cosa riguardi la location.
Ma non è detto che sia così.
Alcune strutture offrono un ampio supporto sul posto, mentre altre forniscono solo gli spazi e i servizi indicati nel contratto di affitto.
Chi è disponibile durante l'evento? Chi si può contattare in caso di emergenza? Chi si occupa dei problemi di manutenzione? Chi è responsabile dell'accesso alla proprietà?
Sono tutte domande che vale la pena chiarire.
E personalmente credo che una location che ospita un matrimonio debba avere un referente o una persona di contatto disponibile per tutta la durata dell'evento, che sia il responsabile della location, un concierge, un custode o un manutentore, a seconda della struttura e dei servizi concordati.
Immaginate un blackout improvviso che coinvolge l'impianto elettrico della proprietà.
Il DJ, il tecnico luci e il catering possono controllare la propria attrezzatura e aiutare a capire il problema, ma non sono automaticamente responsabili di riparare l'impianto elettrico della location.
E non lo è nemmeno la wedding planner!
Quella situazione deve essere gestita dalla persona responsabile degli impianti della proprietà, con l'assistenza tecnica adeguata.
Il mio ruolo è coordinare la comunicazione, aiutare a gestire le conseguenze sull'evento e fare in modo che siano coinvolte le persone giuste.
Per questo ritengo sempre importante chiarire chi sarà presente sul posto e come verranno gestite le emergenze legate alla proprietà.
Perché durante la cena ai fornitori serve un tavolo per lo staff
C'è un altro dettaglio su cui a volte le coppie mi fanno domande: perché dobbiamo prevedere un tavolo per lo staff e i pasti per i fornitori?
La risposta è piuttosto semplice.
Molti dei professionisti coinvolti nel vostro matrimonio stanno ancora lavorando mentre voi e i vostri ospiti vi godete la cena.
Il fotografo e il videomaker potrebbero dover riprendere i discorsi o qualche momento speciale.
Il DJ o i musicisti potrebbero prepararsi per la parte successiva della festa.
E la wedding planner e il team di coordinamento continuano a seguire il programma, a comunicare con i fornitori e a fare in modo che tutto proceda senza intoppi.
Prevedere un'area dedicata allo staff e i pasti, secondo le esigenze concordate con i fornitori, permette a questi professionisti di fare una pausa necessaria restando disponibili per i loro servizi.
Questo non significa, naturalmente, che ogni fornitore debba restare fino alla fine del matrimonio. La loro presenza dipende dai singoli contratti e dagli orari di lavoro.
Ma chi deve restare sul posto dovrebbe avere una sistemazione adeguata.
Perché il matrimonio non si ferma mentre gli ospiti cenano, e non si ferma nemmeno tutto il lavoro che si svolge dietro le quinte!
L'importanza di una squadra che lavora insieme
Ho lavorato con fornitori meravigliosi che capiscono davvero il valore della collaborazione.
Persone che comunicano in modo chiaro, rispettano il lavoro degli altri e sono felici di dare una mano quando possono.
E ho visto quanta differenza possa fare questo atteggiamento.
Un matrimonio coinvolge molti professionisti che lavorano nello stesso posto, spesso con tempi molto precisi.
Nessuno lavora in modo del tutto indipendente.
L'allestimento del fiorista può dipendere dagli arredi già pronti. Il servizio del catering dipende dal programma della giornata. La musica e le luci devono accompagnare i diversi momenti della festa.
Tutto è collegato.
Per questo credo che un matrimonio riuscito abbia bisogno di qualcosa in più di singoli fornitori di talento.
Ha bisogno di una squadra che sappia lavorare insieme.
E il mio ruolo è contribuire a creare le condizioni per questa collaborazione, facendo in modo che la comunicazione sia chiara, che le responsabilità siano comprese e che le mie coppie possano godersi la loro festa senza dover gestire da sole tutti questi dettagli.
Se state organizzando il vostro matrimonio in Toscana e vorreste un supporto professionale per coordinare la location, i fornitori e il giorno del matrimonio, sarò felice di conoscere i vostri progetti.
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