Domande operative sul servizio
Queste sono le domande che ricevo più spesso sui dettagli pratici del servizio. Per domande informational generiche (costi, periodo migliore, documenti, tipo di cerimonia) consulta il blog, che approfondisce quei temi in modo dettagliato.
Cosa è esattamente incluso nel servizio di wedding planning completo?
Il full planning include: consulenza iniziale e definizione del budget, ricerca location, negoziazione contratti con tutti i fornitori, design completo (concept, paleta cromatica, decor, papeleria), gestione delle pratiche legali per la cerimonia scelta, coordinamento del rehearsal dinner, e direzione totale il giorno del matrimonio dall'alba all'ultimo ospite. Non include: spese di location e fornitori (queste sono fatturate direttamente dai vendor a voi), spese di travel team per visite preliminari, e costi accessori opzionali (welcome party esteso, brunch, eventi pre-wedding) che valutiamo a parte se desiderati.
Qual è la differenza tra wedding planner, wedding coordinator e venue manager?
Il wedding planner ti segue dall'inizio alla fine: progetta, seleziona, coordina. Il wedding coordinator entra in scena negli ultimi 2-3 mesi (o solo il giorno del matrimonio) per gestire l'esecuzione di un piano che hai già costruito tu. Il venue manager rappresenta la location e si occupa solo di quello che riguarda lo spazio fisico — non degli altri aspetti del matrimonio. Io lavoro come wedding planner full service, ma propongo anche pacchetti di solo coordinamento se hai già pianificato tutto da sola.
Quanto velocemente rispondi alle email durante la pianificazione?
Durante la pianificazione attiva (gli ultimi 3-6 mesi prima del matrimonio) le risposte sono entro 24h nei giorni lavorativi. Nei periodi successivi al primo planning, lavoriamo con email e videocall pianificate mensilmente. La settimana del matrimonio sono completamente disponibile su WhatsApp e telefono. Lavoro solo con un numero limitato di matrimoni all'anno proprio per garantire questo livello di reperibilità.
Cosa succede se piove il giorno del matrimonio?
Ogni progetto include sempre un piano B per il maltempo, definito fin dalle prime fasi di pianificazione. Selezioniamo location che offrono alternative coperte raffinate (sale interne, gazebo, porticati, tendostrutture eleganti se necessarie) e definiamo timing della giornata che permetta flessibilità. Il giorno del matrimonio decido con voi all'ultimo se attivare il piano A o B, in base al meteo reale: la decisione viene presa al massimo 4 ore prima della cerimonia.
Lavori con fotografi e fioristi tuoi o possiamo portare i nostri?
Lavoro con una rete di vendor fidati con cui ho costruito relazioni anche di anni: fornitori che conosco bene, di cui mi fido per qualità e affidabilità. Se hai già un fotografo (o altro fornitore) che vuoi assolutamente portare, valutiamo insieme: cerco di essere flessibile, ma la cosa importante è che ci sia allineamento sul progetto. Per matrimoni internazionali è frequente che le coppie portino il proprio fotografo dall'estero — felice di lavorarci insieme.
Quante ore lavori il giorno del matrimonio?
Il giorno del matrimonio sono presente dalla mattina presto (di solito 8-9, a seconda della cerimonia) fino al termine della festa (mediamente 1-2 di notte, oppure più tardi se è prevista festa lunga). Per matrimoni multi-day sono presente anche nei giorni precedenti e successivi. Una junior planner / assistente è sempre con me per supporto operativo.
Possiamo organizzare un matrimonio multi-day (3 giorni)?
Sì, sempre più coppie internazionali scelgono un weekend completo: welcome dinner il venerdì, cerimonia e ricevimento il sabato, brunch farewell la domenica. Per molti ospiti che viaggiano dall'estero questa formula trasforma il matrimonio in un piccolo viaggio condiviso. Posso progettare per voi anche eventi distribuiti su location diverse o esperienze (degustazioni in cantina, visite guidate, cooking class) durante i giorni che precedono il matrimonio.
Come gestisci le richieste alimentari speciali degli ospiti?
Raccogliamo tutte le richieste (vegetariani, vegani, intolleranze, allergie, religiose) durante la fase RSVP e le condividiamo con il catering per costruire un menù che funzioni per tutti. Per coppie con ospiti internazionali siamo abituati a gestire menu kosher, halal, e variazioni regionali. Tutti i catering con cui lavoro hanno esperienza in personalizzazione menù — questo aspetto è incluso nel servizio standard, non extra.
Come si svolge la prima call conoscitiva?
È una videochiamata di mezz'ora, gratuita e senza impegno. Mi racconti la vostra idea — anche solo abbozzata — e io vi parlo del mio approccio, del processo di pianificazione, e di come lavoreremo insieme se decidete di andare avanti. Non c'è alcuna vendita: è una conversazione per capire se ci sia un buon match. Se sentiamo che c'è allineamento, vi mando una proposta personalizzata entro pochi giorni dalla call.
Posso vedere un esempio di contratto e di proposta prima di iniziare?
Sì, dopo la videochiamata conoscitiva invio una proposta dettagliata con i servizi inclusi, il preventivo, le condizioni economiche e una bozza di contratto. Hai tutto il tempo per leggere e fare domande prima di firmare. Non c'è alcuna fretta: voglio che la scelta sia consapevole da entrambe le parti.
Cosa succede se devo cancellare o rinviare il matrimonio?
Il contratto prevede clausole specifiche di cancellazione e rinvio. In caso di rinvio per cause maggiori (pandemie, gravi eventi familiari) lavoriamo insieme per trovare la migliore soluzione, normalmente posticipando senza penali aggiuntive sul lavoro di planning. Per cancellazioni le condizioni economiche dipendono dal momento in cui avviene e da quanto del lavoro è già stato svolto. I dettagli sono sempre indicati nel contratto in modo trasparente.
Cosa succede se ti ammali il giorno del matrimonio?
Per ogni matrimonio ho una collega senior come back-up dedicato, che conosce il progetto nei dettagli grazie a un brief approfondito che facciamo nelle settimane finali. Se per qualunque motivo non posso essere presente (raramente, ma capita) lei subentra senza che il matrimonio ne risenta. È una garanzia che credo dovrebbe avere ogni servizio professionale serio.
Quanti matrimoni prendi all'anno?
Massimo 8-10 matrimoni all'anno. È un numero deliberatamente limitato: mi permette di garantire la presenza, l'attenzione e la qualità che credo siano fondamentali in questo lavoro. Significa anche che le date si esauriscono in fretta, soprattutto per i mesi più richiesti (maggio-giugno, settembre-ottobre). Conviene prendere contatto presto.
Lavorate con coppie con budget contenuti?
Lavoro su progetti raffinati e su misura, e questo richiede un investimento coerente con il tipo di servizio. Per matrimoni con budget significativamente ridotti rispetto al mio livello standard, sono onesta nel dirlo durante la prima call e — quando possibile — vi indirizzo a colleghe più adatte al vostro range. Preferisco essere chiara da subito che illudere una coppia.
Lavori con coppie LGBTQ+?
Assolutamente sì. Ho avuto il piacere di seguire matrimoni di coppie same-sex italiane e internazionali, con cerimonie civili (in Italia riconosciute come unione civile dal 2016) e simboliche. Lavoro solo con location e vendor che condividono valori di inclusione e rispetto — questo non è un servizio aggiuntivo, è un requisito di base nella mia selezione di partner.
