Quando chiedo alle coppie del programma della loro giornata, una delle prime cose che di solito mi dicono è a che ora vorrebbero la cerimonia.
Ed è un ottimo punto di partenza!
Ma quello che succede prima e dopo la cerimonia è altrettanto importante.
Il programma della giornata non è semplicemente un elenco di orari che dice a tutti quando fare qualcosa. È ciò che permette a tutte le diverse parti del vostro matrimonio di funzionare insieme, senza farvi sentire continuamente con gli occhi sull'orologio.
E le cose da considerare sono parecchie.
Non si tratta solo della cerimonia e della cena
Immaginiamo che vi sposiate in Toscana a settembre.
Avete scelto una cerimonia alle 17:00, seguita da aperitivo, cena, taglio della torta e festa.
Sembra semplice, vero?
Ma adesso dobbiamo considerare alcune cose.
Quanto durerà la cerimonia? Dopo ci saranno i saluti agli ospiti o le foto di gruppo? Quanto tempo vorreste dedicare all'aperitivo? Il fotografo vorrà portarvi via per i ritratti di coppia al tramonto?
E la cena?
Se avete in programma dei discorsi tra una portata e l'altra, dobbiamo prevedere il tempo anche per quelli.
Conta perfino la distanza tra le diverse zone della location. Spostare 100 ospiti dal giardino della cerimonia alla zona dell'aperitivo richiede più tempo che spostarne 20!
Presi singolarmente, questi dettagli possono sembrare insignificanti, ma insieme possono cambiare completamente lo svolgimento della giornata.
Anche i vostri fornitori hanno bisogno di un programma
Una cosa di cui le coppie non sempre si rendono conto è che ogni fornitore ha i propri tempi.
Il fiorista ha bisogno di tempo per completare gli allestimenti prima che arrivino gli ospiti. Il catering deve sapere quando iniziare a servire. I musicisti hanno bisogno di tempo per il montaggio e il soundcheck.
Anche il fotografo e il videomaker devono sapere quando ci saranno i momenti importanti, mentre il team trucco e parrucco ha bisogno di una tabella di marcia realistica che permetta a tutti di essere pronti senza correre.
E alcune attività devono svolgersi nello stesso momento, senza intralciarsi a vicenda.
Il mio lavoro è riunire tutti questi orari diversi in un unico piano coordinato.
Perché un programma che funziona perfettamente per un fornitore non è detto che funzioni per tutti gli altri.
A volte sono i dettagli più piccoli a fare la differenza più grande
Ecco una cosa a cui faccio sempre attenzione: i passaggi da un momento all'altro.
Cosa succede tra la cerimonia e l'aperitivo? Chi invita gli ospiti a spostarsi per la cena? Quando devono fare il loro ingresso gli sposi? Il catering ha bisogno di qualche minuto per finire di preparare i tavoli?
E se la cerimonia finisce più tardi del previsto, quali parti della scaletta possiamo modificare senza compromettere il resto della serata?
Sono questo tipo di domande che mi pongo quando preparo un programma.
Mi piace anche lasciare un po' di margine, quando possibile.
Non perché mi aspetti che qualcosa vada storto, ma perché i matrimoni sono fatti di persone vere, non di macchine!
Qualcuno potrebbe metterci un po' di più a prepararsi, gli ospiti potrebbero aver bisogno di qualche minuto in più per trovare il loro posto, o voi potreste semplicemente voler finire di parlare con qualcuno che non vedete da anni.
Un buon programma deve tenerne conto.
Un matrimonio ben organizzato non dovrebbe sembrare di corsa
A volte le coppie temono che un programma dettagliato renda il loro matrimonio troppo rigido.
Io la vedo esattamente al contrario.
Più organizziamo con cura la giornata dietro le quinte, più potrete godervela in modo naturale.
Non dovreste preoccuparvi se il fotografo è pronto, se i musicisti sanno quando iniziare o se la cena è in ritardo.
Quella è una mia responsabilità.
E se durante la giornata qualcosa deve cambiare, mi coordino con i fornitori e modifico la scaletta dove possibile.
Il programma è lì per sostenere il vostro matrimonio, non per controllarne ogni minuto.
Il programma migliore è quello che funziona per voi
Non esiste una scaletta universale che ogni matrimonio debba seguire.
Alcune coppie vogliono un aperitivo lungo, con tutto il tempo per stare insieme agli ospiti. Altre preferiscono cenare prima, per avere più tempo da dedicare al ballo.
Alcune adorano i discorsi e le tradizioni. Altre preferiscono restare sul semplice.
E va benissimo così.
Non preparo un programma decidendo io come deve essere il vostro matrimonio. Lo costruisco intorno a ciò che conta di più per voi, e poi mi assicuro che funzioni nella pratica.
Perché quando i tempi sono giusti, probabilmente non vi accorgerete di tutta l'organizzazione che c'è dietro.
Vi godrete semplicemente il vostro matrimonio.
Se state organizzando il vostro matrimonio in Toscana e vorreste qualcuno che si occupi di tutti questi dettagli, sarò felice di aiutarvi.
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