È la prima domanda di quasi tutte le coppie, e la risposta onesta è: dipende, soprattutto dal numero di ospiti. Ecco una guida realistica, senza giri di parole.
Cosa incide davvero sul budget
Due fattori pesano più di tutti: il numero di ospiti (catering, sedute, fiori e noleggi scalano con esso) e la location (una venue esclusiva o luxury può prendersi da sola una fetta importante del budget). Dopo vengono la stagione e quanto su misura è il progetto.
Dove vanno davvero i soldi
A grandi linee, location e catering insieme valgono di solito circa metà del totale. Fiori e design sono la fetta successiva, poi foto e video, quindi musica e intrattenimento, e infine le voci più piccole ma importanti: stationery, hair e make-up, transfer e i costi legali e di planning. Conoscere questa proporzione in anticipo aiuta a decidere dove investire e dove semplificare.
Una guida di massima
Le celebrazioni intime possono partire sotto i €40.000. La maggior parte dei destination wedding in Toscana si colloca tra €60.000 e €100.000. Le celebrazioni luxury, curate nel dettaglio, vanno oltre. Sono indicazioni, non preventivi: ogni matrimonio è costruito sulla coppia, non su un pacchetto.
Perché chiedo il budget all'inizio
Non per mettere un prezzo ai vostri sogni, il contrario. Conoscere il budget reale fin da subito mi permette di indirizzarvi verso location, fornitori e scelte che calzano davvero, invece di innamorarvi di qualcosa di irraggiungibile. Prima il budget, poi curiamo il resto insieme.
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Le leve che spostano davvero il conto
Prima di tagliare sui fiori, vale la pena sapere quali decisioni pesano di più. In ordine di impatto reale:
Il numero di invitati
È la leva più potente di tutte, e nessun'altra le si avvicina. Ogni persona in più porta con sé una porzione di catering, una sedia, un posto a tavola, un centrotavola in più ogni otto o dieci, e spesso un transfer. Togliere venti persone dalla lista incide più che cambiare location. È anche la decisione più difficile, per ragioni che non hanno niente a che fare col budget.
Il giorno della settimana
Un venerdì o una domenica costano sensibilmente meno di un sabato di alta stagione, e molte location applicano tariffe diverse senza pubblicizzarlo. Se gli ospiti arrivano da fuori e restano comunque il weekend, il giorno cambia poco per loro e parecchio per voi.
Il mese
Maggio, giugno e settembre sono i più richiesti e si pagano. Aprile e ottobre offrono quasi lo stesso paesaggio a condizioni diverse, con un rischio pioggia più alto da gestire con un piano B serio. Luglio e agosto sono caldi ma più trattabili di quanto si creda, purché la cerimonia si sposti nel tardo pomeriggio.
Quanto è su misura il progetto
Un allestimento costruito da zero, con fioriture fuori stagione e arredi noleggiati da lontano, è un'altra categoria di spesa rispetto a un progetto che lavora con quello che il posto e la stagione offrono già. La differenza di risultato, spesso, è molto minore della differenza di prezzo.
Le voci che nessuno mette in preventivo
Sono quelle che fanno sballare i conti a due mesi dal giorno, quando ormai è tardi per rinunciare:
- I trasferimenti degli ospiti, soprattutto se la location è isolata e la sera si beve. Un pullman non è un lusso, è l'alternativa a un problema.
- Le ore extra. Quasi tutti i contratti prevedono un orario di chiusura: sforarlo si paga, e si decide sempre nel momento peggiore per trattare.
- Il piano B per la pioggia, che sia un tendone, una sala interna o un allestimento doppio. Va messo a bilancio da subito, anche se poi splende il sole.
- I diritti musicali per la musica dal vivo o riprodotta.
- Le prove: trucco, acconciatura, degustazione del menu.
- I ringraziamenti e i piccoli extra del giorno dopo, che presi uno a uno sembrano niente.
Gli errori di budget più comuni
Scegliere la location prima di aver deciso quanti siete. È l'errore che vedo più spesso: ci si innamora di un posto e poi si scopre che per starci comodi in cento servono strutture aggiuntive che costano quanto un'altra location.
Non tenere un margine. Un dieci per cento accantonato per gli imprevisti evita di dover scegliere sotto pressione, che è sempre la scelta più cara.
Pensare che una wedding planner sia un costo aggiuntivo puro. Una parte del suo compenso si ripaga in preventivi confrontati alle stesse condizioni, in errori evitati e in ore che non passate voi al telefono. Non sempre si ripaga tutto, ma il conto onesto va fatto con questa voce dentro, non fuori.
Come si arriva a un numero vero
Le percentuali servono a orientarsi, non a preventivare. La cifra reale nasce da tre informazioni: quante persone, in che zona e in che mese. Con quelle tre si può dire una forbice sensata in mezz'ora di conversazione, prima che vi innamoriate di qualcosa fuori portata.
